Hoe kan ik de aanvraag versnellen?
Principes
Een belangrijk hulpmiddel om het certificaat AEO te verkrijgen is het uitvoeren van een zelfevaluatie (self-assessment) van de onderneming door de marktdeelnemer. Dit om na te gaan of aan alle criteria beantwoord wordt om één van de drie certificaten AEO te verkrijgen.
De normen waaraan ondernemingen moeten voldoen om een AEO-certificaat te verkrijgen zijn ‘open normen’. Zo is het voor elke onderneming mogelijk een AEO-certificaat te bekomen zonder of met slechts geringe aanpassingen aan zijn administratie en procedures.
Vragenlijst ‘Memo : Uw voorbereiding op de AEO-audit’
Om iedere marktdeelnemer te ondersteunen bij de zelfevaluatie, heeft de Douane, op basis van het document van de Commissie ‘Gecertificeerde bedrijven (bedrijven met een AEO-certificaat) GIDS’, twee documenten opgesteld:
- een aangepaste vragenlijst: ‘Memo – Uw voorbereiding op de AEO-audit’ waarin de vragen van het document van de Commissie, onder een meer gebruikersvriendelijke vorm, opnieuw worden behandeld;
- een handleiding voor bovenstaande Memo die de marktdeelnemer een goede toelichting bij de vragen wil verschaffen, enerzijds, en anderzijds de hierboven vermelde ‘memo’ wil helpen invullen met onder andere de verschillende controlemaatregelen die de onderneming heeft genomen om haar risico’s in te dekken.
Nadat de marktdeelnemer (die al een AEO-aanvraag heeft gedaan) zijn zelfevaluatie uitgevoerd heeft, kan hij de vragenlijst ‘Memo - Uw voorbereiding op de AEO-audit’ indienen. Deze vragenlijst dient uiteraard naar behoren en waarheidsgetrouw ingevuld. Dit document moet de Douane toelaten om over de geloofwaardigheid en de kwaliteit van de zelfevaluatie (uitgewerkt door de marktdeelnemer)te oordelen. Dit zal op positieve of negatieve wijze de evaluatie van het dossier betreffende zijn AEO-aanvraag beïnvloeden en mogelijkerwijs leiden tot operationele testen binnen de onderneming.
Stappen van het self-assessment
De zelfevaluatie van een marktdeelnemer kan in 5 stappen worden opgedeeld :
Stap 1 : De marktdeelnemer kiest het type certificaat dat hij wenst te bekomen.
Deze etappe is nodig enerzijds, om de AEO-aanvraag behoorlijk in te vullen en anderzijds, om de specifieke set van criteria te bepalen waaraan de marktdeelnemer zal moeten voldoen om het beoogde certificaat te verkrijgen.
Stap 2: Het onderzoek en de informatieverzameling gebeuren in functie van de rol die de marktdeelnemer speelt in de logistieke keten .
De informatieverzameling zal gebeuren op basis van:
- het dossier van aanvraag van het AEO certificaat;
- elementen waarover de Douane reeds beschikt, verkregen uit voorgaande onderzoeken met betrekking tot andere douanevergunningen waarvan de marktdeelnemer gebruik maakt;
- verschillende certificaten (ISO, SOX, …) reeds behaald door de onderneming, voor zover deze criteria betreffen die voor het verkrijgen van het certificaat AEO worden geëist;
- de rol die de onderneming binnen de logistieke keten uitoefent.
Stap 3 : Risico's inventariseren en evalueren
Inventarisering van de risico's moet gebeuren op basis van de vragenlijst ‘Memo – Uw voorbereiding op de AEO-audit’ en van de rol/activiteiten die de marktdeelnemer in de logistieke keten uitoefent (Zie “Welke marktdeelnemers komen in aanmerking voor AEO ?”). Het is nodig, enerzijds, om de set vragen te identificeren die betrekking hebben op de activiteiten van de onderneming en, anderzijds, om de risico's te bepalen in functie van de specificiteit van de onderneming.
Vervolgens moeten de risico's geëvalueerd worden en ingedeeld in volgorde van prioriteit in functie van hun impact en waarschijnlijkheid op de doelstellingen van de Douane. Het is belangrijk dat, na de inventarisering van de risico's, de marktdeelnemer aantoont hoe hij deze risico’s heeft ingedeeld naar prioriteit en welke maatregelen hij heeft genomen om ze te dekken. Dit dient te gebeuren middels een uitvoerige evaluatie en door testen van de procedures en de systemen van de onderneming ten opzichte van de AEO standaarden.
Stap 4 : Risico’s beheersen
Nadat alle risico's werden geëvalueerd, kan het voorkomen dat er niet-gedekte of onvoldoende gedekte risico's blijven bestaan, zelfs nadat de marktdeelnemer maatregelen heeft getroffen om deze risico's te dekken. Het gaat om de overblijvende risico's, die gemotiveerd zullen moeten worden. In dit geval moet er overleg zijn tussen de Douane en de marktdeelnemer om te bepalen hoe deze risico’s zullen worden beheerst of gewoonweg aanvaard. Met andere woorden zal de marktdeelnemer misschien nog aanpassingen moeten uitvoeren aan zijn systemen/procedures en/of de Douane zal controlemaatregelen moeten nemen.
Stap 5 : Permanente evaluatie
De marktdeelnemer moet kunnen bewijzen dat hij, op elk ogenblik, de risico’s met betrekking tot zijn onderneming onder controle heeft, onder andere door een adequate administratieve organisatie en interne controle.
Eveneens is hij verplicht om elke verandering in zijn activiteiten, zijn organisatie, zijn procedures, etc te signaleren.