Aflevering certificaat

Principes

Om de AEO reglementering toe te passen, hebben de Douaneadministraties van de Lidstaten gekozen om de controle van de marktdeelnemers te baseren op risicobeheer, teneinde de controleactiviteiten van de Douane eerder te concentreren op de risicogebieden dan op willekeurig gekozen aspecten of aangiften.

In het kader van dit risicobeheer, beoordeelt de Douane de maatregelen die de marktdeelnemers zelf hebben getroffen om de risico's in hun commerciële processen te beheersen. De Douaneadministraties willen op de eerste plaats hun beperkte middelen inzetten om de risico's te dekken die niet of onvoldoende worden gedekt door maatregelen die de marktdeelnemers zelf hebben genomen. Teneinde deze benadering te kunnen volgen, is het noodzakelijk om zich een goed beeld van de marktdeelnemer te vormen, meerbepaald van zijn commerciële processen en maatregelen die hij heeft getroffen om de fiscale en niet-fiscale risico's in zijn processen te beheersen. De Douane moet dus de organisatie, de processen, de procedures, het bestuur,… van de marktdeelnemer evalueren, alsmede zijn interne controle.

Om deze risico-inschatting (verifiëren of de marktdeelnemer voldoet aan de wettelijke vereisten van het Communautaire douanewetboek, rekening houdende met de specificiteit van zijn activiteiten) te kunnen realiseren wil de Belgische Administratie der Douane nauw samenwerken met de marktdeelnemer.

Het Belgisch proces voor aflevering van een certificaat

Het proces voor aflevering van een certificaat AEO in België bestaat uit 5 stappen.

Stap1 : Aanvraag en analyse van de aanvraag

Stap 1 bestaat erin te bepalen of de formele voorwaarden (formulier en bijlagen) voldaan zijn. Deze etappe kan betrekkelijk snel gaan.

a. De aanvraag

De aanvraag van het AEO statuut moet in overeenstemming zijn met het model voorzien in de bijlage 1 quater van de Verordening (EG) 1875/2006. Zij moet schriftelijk of elektronisch ingediend worden. Eveneens moet zij de vereiste documenten en informatie bevatten overeenkomstig de hierboven beoogde bijlage 1 quater.

Het aanvraagformulier AEO kan van deze website gedownload worden (zie punt 5 ‘documentatie’). Om marktdeelnemers te helpen bij het invullen van hun aanvraagformulier, heeft de Administratie een handleiding opgesteld: ‘Handleiding bij de aanvraag van een AEO-certificaat’. Dit document kan eveneens van deze site gedownload worden.

b. Indienen van de aanvraag

De aanvraag, duidelijk gedateerd en ondertekend zijn door een vertegenwoordiger gemandateerd voor uw bedrijf, en de bijlagen moeten naar onderstaand adres gestuurd worden :

Administratie der Douane et Accijnzen
Dienst Douaneprocedure
Cel Certificering AEO
North Galaxy – Toren A – NGA 9 – Bus 37
Koning Albert II laan, 33
1030 Brussel

Om het behandelingproces van het dossier te versnellen, kan een kopie van de aanvraag en de bijlagen elektronisch doorgestuurd worden naar onderstaand e-mailadres: aeo.general@minfin.fed.be

Na ontvangst van de aanvraag zal de Douane contact opnemen met de marktdeelnemer om de in de aanvraag en bijlagen opgegeven gegevens te analyseren en desnoods bijkomende informatie op te vragen. Eveneens zal de Douane uitleg verschaffen over hoe de audit van de onderneming kan plaatsvinden: hetzij door de marktdeelnemer zelf door middel van een zelfevaluatie (self-assessment) hetzij door de douane.

Wanneer de Douaneautoriteit vaststelt, dat de aanvraag niet alle benodigde gegevens bevat, verzoekt zij binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van de aanvraag, de marktdeelnemer, onder opgave van redenen voor haar verzoek, de relevante gegevens te verstrekken (Zie ‘Wettelijke termijnen’).

Ingeval de aanvrager deze formele voorwaarden niet kan voldoen, wordt de aanvraag geweigerd. In dat geval zal de Douane niet overgaan tot de evaluatie van de marktdeelnemer.

Stap 2 : Audit/onderzoek van de marktdeelnemer

Deze stap bestaat uit volgende elementen:

inzicht verwerven in de activiteiten en de omgeving/sector waarin de onderneming actief is;

identificeren van de rol en de verantwoordelijkheden van de marktdeelnemer in de logistieke keten ;

bepalen van de risico’s, vooral wat betreft veiligheid, van de marktdeelnemer vanuit zijn positie in de logistieke keten;

Er zijn twee mogelijkheden om deze risico-evaluatie uit te voeren:

a. Eerste mogelijkheid : de marktdeelnemer voert een zelfevaluatie (self-assessment) uit en stelt een profiel op van zijn commerciële processen en, in het bijzonder, van zijn logistieke keten. Dit profiel kan dan door de Douane met de reële situatie vergeleken worden. In het punt ‘Hoe kan ik de aanvraag van het certificatieprocess via zelfevaluatie versnellen?’ worden de modaliteiten weergegeven om zo een zelfevaluatie te verrichten.

Als een marktdeelnemer verkiest om de zelfevaluatie van zijn onderneming uit te voeren, is het evident dat hij deze zelfevaluatie samen met zijn AEO-aanvraag kan indienen. Dat laat toe dat de Douane het dossier sneller kan onderzoeken en behandelen, natuurlijk rekening houdende met de wettelijke termijnen die door de Europese reglementering worden opgelegd.

Door te kiezen voor de zelfevaluatie zal de marktdeelnemer volgende voordelen ondervinden:

In vraag stellen van bestaande systemen, procedures, werkmethodes en interne controle in kader van de AEO criteria;

Verbeterd ‘klantenbeeld’ van de marktdeelnemer ten opzichte van de Douane;

Sneller onderzoek en afhandeling van het dossier, rekening houdende met de wettelijk opgelegde termijnen;

Vermindering van de door de Douane uit te voeren operationele testen en dus een beperkte aanwezigheid van de Douane in de onderneming;

Snellere aflevering van het AEO-certificaat.

b. Tweede mogelijkheid: als de marktdeelnemer niet voor de zelfevaluatie opteert, zal de Douane zelf een volledige audit van de onderneming uitvoeren. In dit geval zullen de auditors van de Douane, zich voor verschillende dagen in de onderneming begeven teneinde alle vereiste inlichtingen te verkrijgen om een analyse te kunnen uitvoeren, de risico's te bepalen en te beoordelen hoe deze risico’s optimaal in te dekken.

Stap 3 : Analyse en opstellen van auditplan

Tijdens deze fase worden 2 soorten analyse uitgevoerd op de zelfevaluatie:

Controle-ontwerp (Design Effectiveness Assessment – DE) van de zelfevaluatie wat inhoudt dat wordt nagegaan of alle risico’s gedekt zijn door voldoende en adequate controleactiviteiten, ingericht door de marktdeelnemer zelf;

OPerationele effectiviteit (Operational Effectiveness Testing – OE) wat betekent dat nagegaan wordt of alle door de marktdeelnemer omschreven controleactiviteiten ook daadwerkelijk operationeel zijn.

In bepaalde gevallen, afhankelijk van de kwaliteit van de DE, kan de Douane over voldoende garanties beschikken dat aan de AEO criteria voldaan is. Bijgevolg moet zij dan niet overgaan tot een evaluatie van de OE: dit wil zeggen dat de identificatie van de controleactiviteiten die de marktdeelnemer beweert te hebben, kan plaatsvinden na aflevering van het certificaat. Dit aspect van de analyse van de zelfevaluatie wordt dan opgenomen in het controleplan dat op maat van de marktdeelnemer wordt opgesteld.

Ingeval de kwaliteit van de DE niet voldoende is om te oordelen dat aan de AEO criteria voldaan is, zullen er testen met betrekking tot de operationale effectiviteit plaatsvinden vooraleer het AEO certificaat wordt afgeleverd.

Stap 4 : Beslissing over afgifte van het certificaat

Op basis van de resultaten van de audit, kan de afgifte van het certificaat worden toegekend, geweigerd of, eventueel, opgeschort worden gedurende een periode die nodig is om aan voorwaarden waaraan niet voldaan is tegemoet te komen.

Stap 5 : Opstellen van een controleplan

Met het opstellen van een controleplan streeft de Douane twee doelstellingen na:

bepalen van alle controlemaatregelen, verificaties van aangiften en fysieke controles van goederen die nodig geacht worden (rekening houdende met de restrisico’s), want het AEO statuut stelt de marktdeelnemer niet vrij van deze controles;

bepalen van de uit te voeren horizontale controles op de systemen van de onderneming, meerbepaald op processen en procedures, de veiligheidssystemen, het interne controlesysteem,… van de marktdeelnemer

Stap 6 : Opvolging voorzien

Het is van belang dat het AEO statuut en de voordelen die eraan gekoppeld zijn, regelmatig geëvalueerd worden, naar aanleiding van:

resultaten van de controleactiviteiten beschreven in het controleplan;

bepaalde indicaties die op veranderingen in de activiteiten van de marktdeelnemer wijzen: zijn organisatie, zijn procedures,… De aandacht wordt erop gevestigd dat een AEO wettelijk verplicht is de bevoegde diensten van de Douane van elke belangrijke gebeurtenis in kennis te stellen die betrekking zou kunnen hebben op zijn certificaat. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de voorwaarden voor toegang tot informatie of de modaliteiten voor het mededelen van de informatie veranderen;

andere algemene of specifieke informatie die een effect kan hebben op de vereenvoudiging/facilitatie die aan de marktdeelnemer is toegekend;

de opdracht van de Douaneautoriteiten te controleren dat de risico’s gerelateerd aan een marktdeelnemer nog altijd gedekt zijn.

Als een van de elementen van de evaluatie aangeeft dat de marktdeelnemer niet langer alle risico’s onder controle heeft, informeert de Douane de marktdeelnemer hierover. Deze wordt dan geacht verbeteringsacties te ondernemen, die de Douane zal evalueren. Dit kan ertoe leiden dat het statuut van AEO moet worden opgeschort of ingetrokken.