Comment puis-je accélérer le processus de certification via l’auto-évaluation ?
Principes
Un des éléments importants pour l'opérateur économique pour obtenir le certificat AEO est, sans conteste, la réalisation, par l'opérateur économique lui-même, d'une auto-évaluation de son entreprise pour voir si elle répond à tous les critères définis pour obtenir l'un des trois sortes de certificat.
Les normes auxquelles les entreprises doivent satisfaire pour obtenir un certificat AEO sont des “normes ouvertes”, c'est-à-dire non figées. De cette manière, il est possible à toute entreprise d'obtenir un certificat AEO sans adaptation ou avec de légères adaptations de son administration et de ses méthodes de travail.
Questionnaire “Mémo – Comment préparer l'audit AEO”
Pour aider tout opérateur économique à effectuer son auto évaluation, l'administration des douanes belge a, sur base du document de la Commission “Opérateurs économiques agréés – Lignes directrices”, établi deux documents :
- un questionnaire adapté appelé Mémo – Comment préparer l'audit AEO dans lequel sont reprises, sous une forme plus claire et plus conviviale, les questions du document de la Commission, ainsi que les divers points d'attention et les risques y afférents.
- une notice explicative pour le Memo qui doit permettre à l'opérateur économique de bien comprendre les questions contenues dans le Mémo, d'une part, et de compléter le Mémo en indiquant notamment les activités de contrôle effectuées par l'entreprise pour couvrir les risques trouvés.
Après avoir effectué son auto-évaluation, l'opérateur économique ayant introduit une demande de certificat peut transmettre le questionnaire “Mémo – Comment préparer l'audit AEO” dûment complété et certifié sincère et véritable. Ce document doit permettre à l'Administration des Douane et Accises de juger de la crédibilité et de la qualité de l'auto évaluation réalisée par l'opérateur économique, ce qui influencera, de manière positive ou négative, son évaluation du dossier de demande de certificat et, le cas échéant, le recours à des tests opérationnels au sein de l'entreprise.
Documents relatifs à télécharger :
- Mémo – Comment préparer l'audit AEO : en préparation
- Notice explicative pour le Mémo : votre préparation à l'audit AEO: en préparation
Etapes de l'auto évaluation
L'auto-évaluation par un opérateur économique peut être divisée en 5 étapes :
ETAPE 1 : L'opérateur économique détermine quel type de certificat il désire obtenir.
Cette étape est nécessaire afin, d'une part, de remplir convenablement la demande de certificat à introduire auprès de l'administration et, d'autre part, de définir la liste des critères auxquels l'opérateur économique devra répondre pour obtenir le certificat désiré.
ETAPE 2 : La recherche et la collecte des informations s'effectuent selon le (les) rôle(s) qu'occupe l'opérateur économique au sein de la chaîne logistique.
La collecte d'informations se fera sur base :
- du dossier de demande de certificat
- des éléments déjà communiqués à l'Administration des Douane et Accises, notamment dans le cadre des diverses autorisations douanières
- des divers certificats (ISO, SOX, etc.) existant au sein de l'entreprise, pour autant qu'ils couvrent les critères exigés pour l'obtention du certificat AEO
- du (des) rôle(s) exacts de l'entreprise au sein de la chaîne logistique.
ETAPE 3 : Recenser et évaluer les risques
Le recensement des risques doit s'effectuer sur base du questionnaire “Mémo – Comment préparer l'audit AEO” et de l'activité de l'opérateur économique dans la chaîne logistique. (Voir « Quels sont les opérateurs économiques intéressés par l’AEO ?). Il y a lieu, d'une part, d'identifier le set du questionnaire qui répond aux activités de l'entreprise et, d'autre part, de déterminer les risques en fonction des spécificités de l'entreprise.
Ces risques recensés doivent être évalués en fonction de leur impact sur les objectifs douaniers et de la probabilité qu'ils se concrétisent. Il est important qu'après avoir recensés les risques, l'opérateur économique démontre quelles mesures il a prises pour les couvrir ou les améliorer et cela, au moyen notamment d'une évaluation détaillée des procédures et des systèmes de l'entreprise par rapport aux standards exigés dans l'AEO et aussi au moyen de tests des procédures mises en place dans l'entreprise.
ETAPE 4 : Répondre aux risques
Après que tous les risques ont été évalués, il peut subsister des risques non (suffisamment) couverts, même après que l'opérateur économique ait pris des mesures pour couvrir ces risques. Il s'agit des risques subsistants, lesquels devront être motivés. Dans ce cas, une discussion doit être menée entre l'Administration des Douane et Accises et l'opérateur économique pour définir comment ces risques seront couverts ou, éventuellement, acceptés. Des actions devront peut-être menées ou des mesures de contrôle devront être prises et planifiées.
ETAPE 5 : Evaluation permanente
L'opérateur économique doit pouvoir démontrer qu'il possède, à tout instant, la maîtrise des risques, notamment par son organisation administrative et son contrôle interne.
Aussi, il a l'obligation de signaler tout changement dans ses activités, son organisation, ses procédures, etc.