Quelle est l’approche pour la délivrance du certificat ?

Principes

Pour appliquer la réglementation AEO, les administrations douanières des États membres ont choisi de fonder le contrôle des opérateurs économiques sur la base de la gestion des risques, afin de concentrer les activités de contrôle de douanier sur les risques plutôt que sur des aspects ou des déclarations sélectionnés de manière aléatoire.

En utilisant la gestion des risques, les douanes prennent en considération les mesures que les opérateurs ont prises eux-mêmes pour prévenir les risques dans leurs processus commerciaux. Les administrations douanières veulent utiliser leur capacité limitée pour couvrir les risques qui ne sont pas ou sont insuffisamment couverts par des mesures prises par les opérateurs économiques. Afin de pouvoir suivre cette approche, il est nécessaire de dessiner une bonne image de l'opérateur économique, c'est-à-dire, de ses processus commerciaux et des mesures que l'opérateur a prises pour réduire les risques fiscaux et non-fiscaux dans ses processus, y compris en cela dans la chaîne logistique. Les douanes doivent donc évaluer l'organisation, les processus, les procédures, l'administration, etc. de l'opérateur économique, ainsi que son système de contrôle interne.

Pour ce faire, l'Administration des Douane et Accises belge estime que ce travail d'évaluation des risques, c'est-à-dire, vérifier que le demandeur répond aux exigences en rapport avec ses activités, doit se faire en collaboration et en concertation avec l'opérateur économique.

Le processus belge de délivrance d'un certificat

Le processus de délivrance d'un certificat AEO en Belgique comporte 6 étapes

ETAPE 1 : La demande et l'analyse de la demande de statut

Cela consiste à déterminer si les conditions formelles (formulaire et annexes) relatives à la procédure ou à la facilitation en question sont satisfaites. Cette étape peut être relativement rapide.

a. La demande

La demande d'octroi du statut AEO doit être conforme au modèle prévu à l'annexe 1 quater du Règlement (CE) 1875/2006. Elle doit être introduite, soit par écrit, soit électroniquement. Elle doit être accompagnée des documents et informations requis à l'appui de la demande conformément à l'annexe 1 quater visée ci-dessus.

Une notice intitulée “Notice explicative relative à la demande de certification AEO”.a été élaborée afin d'aider les opérateurs économiques à remplir leur formulaire de demande de certification AEO, et produire les annexes y relatives.

b. Dépôt de la demande

La demande, dûment datée et signée par un responsable habilité à engager la société et les annexes doivent être envoyées à l'adresse suivante :

Administration Centrale des Douanes et Accises
Service des procédures douanières
Cellule Certification AEO
North Galaxy – Tour A – NGA 9 – Boîte 37
Boulevard du Roi Albert II, 33
1030 Bruxelles

Afin d’accélérer le traitement du dossier, une copie de cette demande et des annexes peut être transmise, de manière électronique, à l’adresse de courriel suivante : aeo.general@minfin.fed.be

Après réception de la demande, un fonctionnaire des douanes prendra contact avec l'opérateur économique afin d'analyser et, au besoin compléter, les renseignements repris sur la demande et les annexes jointes. Aussi, il sera expliquer les diverses manières d'effectuer l'audit de l'entreprise, soit par l'entreprise elle-même au moyen de l'auto évaluation (self assessment) ou par la douane seule.

Si la demande ne contient pas toutes les informations requises, l'Administration des Douane et Accises dispose de 30 jours civils suivant la réception de la demande pour inviter le demandeur à lui fournir toutes les informations utiles (voir « Quels sont les délais légaux ? »).

Si le demandeur ne peut remplir ces conditions formelles, la requête doit être refusée. En pareil cas, les autorités douanières n'ont pas à exécuter le processus d'évaluation.

ETAPE 2 : Audit de l'entreprise

Cette étape consiste :

à comprendre les activités et l'environnement dans lequel travaille une entreprise,

à définir sa place et ses responsabilités dans la chaîne logistique,

à déterminer les risques, surtout en matière de sécurité et de sûreté, de l'entreprise au sein de la chaîne logistique.

A ce stade, il existe deux manières d'opérer à l'opérateur économique pour effectuer cette évaluation des risques, selon son choix :

a. Première possibilité : l'opérateur économique effectue une auto évaluation (self-assessment) et prépare un profil de ses processus commerciaux et, en particulier, de sa chaîne logistique. Ce profil peut être alors comparé par l'administration des douanes à la situation réelle. Dans la section « Comment puis-je accélérer le processus de certification via l’auto évaluation ? », sont reprises les modalités pour effectuer une auto évaluation.

Si un opérateur économique choisit d'effectuer l'auto-évaluation de son entreprise, il est évident qu'il peut joindre ce document d'auto-évaluation avec sa demande. Cela permettra à l'administration d'examiner et de traiter son dossier plus rapidement, tout en respectant les délais légaux imposés par la réglementation européenne.

En choisissant d'effectuer l'auto-évaluation de son entreprise, l'opérateur économique en retirera les avantages suivants :

Remise en question des systèmes, procédures, méthodes de travail et contrôle interne par l'opérateur économique, en fonction des critères AEO ;

Meilleure image “Client” de l'opérateur économique vis-à-vis de l'administration des douanes ;

Examen et traitement plus rapide de son dossier par l'administration, tout en respectant les délais légaux imposés par la réglementation européenne ;

Allègement des tâches de tests opérationnels à effectuer par la douane et, dès lors, une présence restreinte des analyses douaniers dans l'entreprise ;

Une délivrance plus rapide du certificat AEO.

b. Deuxième possibilité : si l'opérateur économique n'opte pas pour l'auto évaluation, l'administration des douanes effectuera elle-même un audit complet de l'entreprise. Dans ce cas, les auditeurs douaniers se déplaceront, probablement à plusieurs et pour plusieurs jours, dans l'entreprise afin d'obtenir tous les renseignements nécessaires pour faire son analyse, déterminer les risques et voir comment les couvrir.

ETAPE 3 : Analyser et réaliser le plan d'audit

Deux types d'analyse de l'auto évaluation sera effectués à ce niveau :

Evaluation de la qualité de la structure (Design Effectiveness Testing - DE) de l'auto évaluation qui consiste à vérifier si les risques sont couverts par des activités de contrôle de la part de l'entreprise

Evaluation de la qualité opérationnelle (Operational Effectiveness Assessment – OE) qui consiste à identifier si les activités de contrôle prises par l'entreprise sont opérationnelles.

Dans certains cas, selon le degré de qualité du DE, l'administration peut admettre qu'elle possède suffisamment de garantie en termes de couverture des critères AEO et ne pas recourir à effectuer une évaluation de la qualité opérationnelle (OE). Dès lors, l'identification des activités de contrôle prises par l'entreprise pourra s'effectuer après délivrance du certificat AEO, dans le plan de contrôle défini pour l'entreprise.

Dans le cas où le degré de qualité du DE n'offre pas toutes les garanties à l'administration, une évaluation de la qualité opérationnelle (OE) s'effectuera avant la délivrance du certificat AEO.

ETAPE 4 : Décision concernant la délivrance du certificat

Sur base des résultats de l'audit, la délivrance du certificat peut être accordée, refusée ou, éventuellement, suspendue le temps nécessaire pour rendre conforme certaines exigences de l'administration liées à des critères non rencontrés.

ETAPE 5 : Etablir un plan de contrôle

L'établissement d'un plan de contrôle par la douane poursuit deux objectifs :

déterminer toutes les mesures de contrôle, de vérifications de déclarations, d'inspections physiques des marchandises, car le statut d'AEO ne dispense pas l'opérateur économique de ces contrôles ;

déterminer les contrôles dits horizontaux basés sur les systèmes de l'entreprise, à savoir, les processus et les procédures, les systèmes de sécurité, le contrôle interne mis en place par l'opérateur économique.

ETAPE 6 : Assurer le suivi

Il est important que le statut et les avantages accordés à l'AEO fassent l'objet d'évaluations régulières, lesquelles sont exercées à partir :

des résultats des activités de contrôle décrits dans le plan d'audit ;

des signaux émanant de l'opérateur indiquant certains changements dans ses activités, son organisation, ses procédures, etc. L'attention est attirée sur le fait que l'AEO est juridiquement tenu d'informer les services des douanes compétents de tout événement important qui pourrait affecter son certificat, notamment en cas de modification des conditions d'accès aux informations ou des modalités de communication des informations ;

d'autres informations générales ou spécifiques pouvant avoir un impact sur la facilitation accordée à l'opérateur ;

de la nécessité qu'ont les autorités douanières de vérifier de manière approfondie que les risques de l'opérateur sont toujours sous contrôle.

Si un des éléments de l'évaluation donne à conclure que l'opérateur n'a pas ou n'a plus la maîtrise d'un ou plusieurs risques, la douane en informe l'opérateur. Ce dernier doit alors entreprendre des actions d'amélioration, que la douane évaluera. Ce processus peut déboucher sur la conclusion que le statut d'AEO doit être retiré ou suspendu.