Betrokken processen

In het processchema voor de primaire processen, zoals gedefinieerd in Coperfin1 en aangepast in Coperfin 2, hebben we aangeduid voor welke processen het systeem "Patrimoniale Gegevensbank" bedoeld is. Dit betekent niet dat het systeem niet zou kunnen gebruikt worden in het kader van andere processen. Maar bij de specificatie van het te bouwen systeem wordt in eerste orde gekeken naar de noden en vereisten van deze processen. Hieronder wordt het doel van deze processen kort samengevat.

1. Aan de basis van de analyse voor de Patrimoniale Gegevensbank liggen de 7 TO BE kernprocessen plus de processen voor niet-fiscale schuldvorderingen van de Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie, die tijdens Coperfin1 werden uitgetekend :

• 10. Vorderen van rechten
• 11. Verwerven, beheren en vervreemden van goederen
• 12. Waarderen van goederen
• 13. Opstellen en verlijden van een authentieke akte
• 14. Bewaren en bijwerken van patrimonium documentatie
• 15. Leveren van patrimonium informatie
• 16. Behandelen van onenigheden

De processen voor innen en invorderen van niet-fiscale schuldvorderingen zullen verder worden geanalyseerd binnen de diverse processen van inning en invordering (van fiscale en niet-fiscale schuldvorderingen) binnen ‘Geïntegreerde Verwerking Belastingen en Invordering’. Daarbij en daarnaast zal bijzondere aandacht worden besteed aan de vereisten met betrekking tot de Patrimoniale Gegevensbank (onder meer, vanuit het oogpunt van de passiva van het patrimonium en het solvabiliteitsonderzoek dat aan de invordering voorafgaat): de interacties van het proces Innen en invorderen van niet-fiscale schuldvorderingen met PATRIS zullen worden opgevolgd binnen het project PATRIS.

2. Daarnaast zal het ontwerp van de Patrimoniale Gegevensbank ook beïnvloed worden door de informatiebehoeften die door het proces Risicobeheer worden gedefinieerd. De analyse van deze behoeften is echter onderdeel van een andere werkgroep binnen de Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie. De vooruitgang van deze werkgroep zal door de Administratie moeten worden opgevolgd zodat rekening kan worden gehouden met de vereisten met betrekking tot de Patrimoniale Gegevensbank.

3. Voor de koppeling met andere, transversale projecten binnen de FOD Financiën, en de behoeften en belangen van de Patrimoniale Gegevensbank te integreren, zal worden gewerkt met ‘linking pins’. Linking Pins zijn medewerkers van de FOD Financiën die betrokken zijn of contact hebben met deze andere projecten (CRM, Belasting & Invordering, TBT, Unicad .. )

4. De behoeften die vanuit de andere processen kunnen bestaan zullen worden opgenomen door de business area specialisten op het moment dat de use cases binnen hun functioneel domein worden gedefinieerd.

TO BE kernprocessen van de Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie worden hierna verder toegelicht door hun omschrijving uit het procesboek van Coperfin 1. Het is niet de bedoeling van dit project om de processen die in het kader van Coperfin 1 of Coperfin 2 werden uitgewerkt, in vraag te stellen. Zij worden hier als een uitgangspunt genomen.

Proces 10: Vorderen van rechten

Dit proces wordt onderverdeeld in :

• Het proces 10.1: ‘Vorderen van onmiddellijk geïnde griffierechten’ beoogt een zo efficiënt mogelijke inning van deze griffierechten en van hun doorstorting naar de Thesaurie.
• Het proces 10.2: ‘Vorderen van registratie-, hypotheekrechten en bijdragen’ beoogt een zo efficiënt mogelijke inning van deze rechten en van hun doorstorting naar de Thesaurie. In dit proces worden wat betreft registratierechten niet de bijkomende registratierechten bedoeld (zie proces ‘Vorderen van successierechten, recht van overgang bij overlijden, ongenoegzaamheden en rechten in opschorting’). Indien er bijdragen moeten betaald worden (dit zijn vergoedingen die de belastingplichtige dient te betalen voor diensten van de processen ‘Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie’ en ‘Leveren van Patrimoniuminformatie’ van de entiteit Rechtszekerheid), dan is er eenzelfde procesverloop als bij inning van registratierechten en hypotheekrechten.
• Het proces 10.3: ‘Vorderen van successierechten, recht van overgang bij overlijden, ongenoegzaamheden, rechten in opschorting’ heeft als doel om de successierechten en bijkomende successierechten verschuldigd op aangiften van nalatenschap zo efficiënt en zo klantvriendelijk mogelijk te innen.

Proces 11: Verwerven, beheren en vervreemden van goederen

Dit proces wordt onderverdeeld in :

• Het proces 11.1: ‘Verwerving van onroerende goederen’ behandelt de verwerving van onroerende goederen (= aankopen en onteigenen) in naam van en voor rekening van de federale en niet-federale overheden. Patrimoniumdiensten treedt op als (exclusief) bevoegd orgaan van de federale overheden en als lasthebber van de niet-federale overheden.
• Het proces 11.2: ‘Vervreemding en verkoop van onroerende goederen’ beoogt de onroerende goederen van de federale en niet-federale overheden te vervreemden of te verkopen. Patrimoniumdiensten treedt op als (exclusief) bevoegd orgaan van de federale overheden en als lasthebber van de niet-federale overheden.
• Het proces 11.3: ‘Realisatie van roerende goederen’ beoogt diensten te verlenen met betrekking tot de materiële roerende goederen van de overheden: de roerende goederen worden verkocht, gerecycleerd of vernietigd.
• Het proces 11.4: ‘Vereffenen van erfloze nalatenschappen’ (=passief betalen en actief te gelde maken) werd uitgetekend om de erfloze nalatenschappen in naam van de Staat in bezit te nemen en te vereffenen.

Proces 12: Waarderen van goederen

Dit proces wordt onderverdeeld in :

• Het proces 12.1: ‘Waarderen van roerende goederen’ wordt uitgetekend teneinde roerende goederen (venale waarde) te schatten voor klanten intern aan de FOD Financiën, en indien mogelijk, op lange termijn voor externe klanten. Deze schattingen hebben betrekking tot een groot aantal goederen (niet-genoteerde aandelen, meubilair, kunstwerken, verzamelstukken,...). De ontwikkeling van databases en specifieke documentatie over roerende goederen zal noodzakelijk zijn om venale waarden af te leveren. Gezien de grote diversiteit en complexiteit van roerende goederen zal de ondersteuning van externe experten noodzakelijk zijn.
• Het proces 12.2: ‘Waarderen van onroerende goederen’ werd uitgetekend teneinde onroerende goederen te schatten voor klanten intern en extern aan de FOD Financiën. Deze waarderingen hebben betrekking tot drie waarden: venale waarde, constructiewaarde en locatieve waarde/federaal kadastraal inkomen. De activiteiten van dit proces kunnen gedifferentieerd worden naargelang de te bepalen waarde.

Proces 13: Opstellen en verlijden van een authentieke akte

• Het proces 13: ‘Opstellen en verlijden van een authentieke akte’ wordt uitgetekend om authentieke akten voor de federale en niet-federale overheden op te maken en te verlijden. Patrimoniumdiensten speelt op dat vlak de rol van ‘overheidsnotaris’, notaris van en voor de overheden. Dit proces is een afzonderlijk proces als alleen de authentieke akte wordt opgemaakt en verleden, of met andere woorden indien de authentieke akte niet het gevolg is van een verwerving of vervreemding van een onroerend goed (bijvoorbeeld, verhuring of verkoop van sociale woningen en de daarmee verband houdende hypothecaire leningen, statuten van een (overheids)vennootschap). Dit proces werkt als een subproces van de processen verwerving en vervreemding/verkoop van onroerende goederen.

Proces 14: Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie

• Het proces 14.1: ‘Bewaren en bijwerken van patrimoniumdocumentatie’ wordt uitgetekend om een zo volledig mogelijke up-to-date documentatie van het patrimonium aan te leggen en te beheren, en op die manier een maximale rechtszekerheid te garanderen. Dit proces heeft, met betrekking tot de operationele uitwerking, een belangrijke link met het programma CRM patrimoniumdocumentatie.
  
  
• Het proces 14.2: ‘Beheer van het kadastraal plan’ wordt uitgetekend teneinde het kadastraal plan continu en op digitale wijze bij te werken en te verbeteren.

Proces 15: Leveren van patrimoniuminformatie

• Het proces 15: ‘Leveren van patrimoniuminformatie’ wordt uitgetekend om de toegankelijkheid van de patrimoniale documentatie voor alle klanten te maximaliseren, rekening houdend met de wetgeving aangaande de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Voor wat het afleveren van informatie betreft uit de archieven dient er rekening gehouden te worden met het feit dat deze niet zullen gedigitaliseerd worden.Dit proces heeft, met betrekking tot de operationele uitwerking, een belangrijke link met het programma CRM Patrimoniumdocumentatie.

Proces 16: Behandelen van onenigheden

• Het proces 16: ‘Behandelen van onenigheden’ wordt uitgetekend om via een transparante procedure onenigheden tussen de burger (in de brede zin van het woord) enerzijds en de Administratie anderzijds snel en efficiënt op te lossen. Onder dit proces vallen verschillende types ‘onenigheden’ die zich binnen de entiteit patrimoniumdocumentatie kunnen voordoen :
  • Betwistingen: vormen van onenigheden die buiten de formele procedures of wetgeving vallen.
  • Bezwaren: vormen van onenigheden die verlopen volgens formele procedures en/of aan formele vereisten moeten voldoen om ontvankelijk te zijn.
  • Geschillen: onenigheden die afgehandeld worden voor een gerechtelijke instantie. De entiteit Opmetingen en Waarderingen behandelt zelf geen geschillen. Geschillen m.b.t. Opmetingen en Waarderingen worden behandeld door de entiteit Rechtszekerheid.

Verdere discussies zullen meer inzicht geven in het relatieve gewicht van elk van deze processen en deelprocessen voor het ontwerp van de Patrimoniale Gegevensbank.

Top